Terug- en vooruitblikken 2022 en 2023

Deze maand van het jaar leent zich er natuurlijk uitstekend voor om terug te blikken, maar vooruitkijken is minstens net zo interessant! In deze blog willen we jullie daarom meenemen in ons afgelopen jaar. Wat is er in 2022 gebeurd, welke nieuwe ontwikkelingen zijn er voorbij gekomen en welke mooie projecten hebben we afgerond. Na deze terugblik gaan we alvast even vooruitkijken naar volgend jaar, want ook dan staan er weer mooie ontwikkelingen op de planning…

We blikken terug naar 2022 

Als EntrD leveren we met de DataFactory al jaren een oplossing waarmee je elke applicatie kunt maskeren. Door die gemaskeerde gegevens vervolgens te gaan gebruiken in alle test-, opleidings- en analyseomgevingen zorg je ervoor dat bij een datalek niet de echte gegevens op straat komen te liggen. De noodzaak om dit te gaan regelen werd in mei 2022 nog maar eens onderstreept door een rapport van de Autoriteit Persoonsgegevens, waarin zij aangaven dat het aantal datalekken met 88% was gestegen! Bij deze datalekken waren de gegevens van 7 miljoen mensen op straat komen te liggen. Ook daarna bleven er maar datalekken voorbij komen, met als meest recente dieptepunt het datalek bij Forum voor Democratie waarbij de gegevens van 92.000 leden op straat lagen.

Door gegevens te gaan maskeren voorkom je dat bij een datalek de echte gegevens van huurders, patiënten, klanten, leden etc. op straat komen te liggen. Nu uit onafhankelijk onderzoek nogmaals blijkt dat het niet de vraag is of een datalek jouw organisatie treft maar veel meer WANNEER, is het maskeren van gegevens een logische stap.

Gemaskeerde data

Dat zagen we dan ook terug in het aantal nieuwe gebruikers van de DataFactory. Meerdere gemeentes, woningcorporaties en ziekenhuizen zijn in 2022 gestart met het werken met gemaskeerde data. Uiteraard leidt dat soms in het begin tot enig koudwatervrees bij de gebruikers die bang zijn dat zij hun werk niet meer kunnen uitvoeren. Maar door dit te benoemen en ze van het begin af aan mee te nemen, kun je al snel laten zien dat die zorgen onterecht zijn. Wij kijken dan ook met veel plezier terug op deze implementatie trajecten.

Tegelijkertijd zien we dat bestaande klanten de DataFactory vaak breder gaan inzetten. Meestal wordt gestart met het maskeren van een bronsysteem en na verloop van tijd wordt dit uitgebouwd zodat de gehele keten consistent gemaskeerd wordt. Hiermee zorg je voor meer draagvlak onder gebruikers en je maakt de organisatie weer een beetje veiliger. Een goede ontwikkeling dus wat ons betreft!

Samenwerking met onze softwarepartners

Tenslotte zien we dat steeds meer applicaties naar de cloud verhuizen, waardoor de DataFactory mee moet. Om dit op een zo efficiënt mogelijke manier te doen, werken we hier nauw samen met software partners zoals bijvoorbeeld Aareon of Cegeka. Samen met hen zijn wij druk bezig om te zorgen dat de DataFactory ook in een cloud omgeving blijft zorgen dat de gegevens veilig gebruikt kunnen worden!

Doorontwikkeling

Parallel aan alle ontwikkelingen rondom de DataFactory zijn wij druk bezig met de uitrol en doorontwikkeling van de FileFactory.
De FileFactory is ons product waarmee we in documenten en dossiers ongewenste gegevens kunnen opsporen en verwijderen.

Op dit vlak gebeurt zo mogelijk nog meer dan bij het maskeren van databases waar we de DataFactory voor inzetten. Steeds meer organisaties worstelen met het beheer van de enorme berg aan documenten die zij in de loop der tijd verzameld hebben. Vaak is bijvoorbeeld de vraag hoe je kunt zorgen dat er in die berg aan documenten geen gegevens zitten die je niet wilt of mag verwerken. Denk bijvoorbeeld aan een BSN. Hoe zorg je dat er in al die documenten geen BSN voorkomt? Als het om kleine aantallen gaat, dan zou je in theorie alle documenten met de hand kunnen controleren en ongewenste gegevens doorstrepen met een zwarte stift. Probleem is dat de aantallen al snel veel te groot worden en gegevens doorstrepen in een digitaal document gaat wat lastig….

Sinds een jaar of twee helpen wij organisaties hierbij. Met behulp van de FileFactory scannen we geheel automatisch digitale documenten op de aanwezigheid van ongewenste gegevens. Als we die vinden, dan worden ze verwijderd en vervangen door een zwart balkje. Deze projecten noemen wij intern de DataWasserette en de reden zal duidelijk zijn.

Uitbreiding

In 2022 kwam echter steeds vaker de vraag of we ook konden helpen bij het schoon houden van alle nieuwe documenten en dossiers. Immers net als dat er elke keer nieuwe was bijkomt, komen er ook elke keer nieuwe documenten voorbij. Als reactie hierop hebben we de FileFactory uitgebreid met een ‘digitale poortwachter’. Deze robot monitort een bestandslocatie en detecteert automatisch nieuwe of gewijzigde documenten. Die worden vervolgens opgepakt en door de FileFactory gecontroleerd en opgeschoond. Dit draait ondertussen bij steeds meer organisaties. En in de praktijk zien we dat er elke keer in ongeveer 5-10% van alle nieuwe documenten toch weer vervuiling wordt aangetroffen.

Om het nog makkelijker te maken om documenten schoon te houden hebben we samen met meerdere DMS leveranciers gewerkt aan de integratie van de FileFactory binnen een DMS. In die situatie wordt een nieuw document direct vanuit het DMS op de achtergrond aangeboden aan de FileFactory die hem schoonmaakt en teruggeeft aan het DMS. Qua gebruiksgemak is dit natuurlijk ideaal, als organisatie merk je er niks van en toch blijven jouw documenten schoon.

Artificial Intelligence

In 2022 hebben we ook de eerste verkennende stappen gezet om AI te gaan integreren in de FileFactory. Door dit toe te voegen wordt de FileFactory nog slimmer waardoor de toepassingsmogelijkheden alleen maar toenemen. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin je de FileFactory kunt vragen om in documenten gegevens te gaan zoeken die je nodig hebt. Of aan de situatie waarbij de FileFactory op basis van de inhoud van een document aan gaat geven, waar het document over gaat en wat je er mee zou moeten doen. Nu nog toekomstmuziek, maar dichterbij dan je misschien denkt!

We blikken vooruit naar 2023

Dit is dan gelijk een mooi bruggetje naar dit nieuwe jaar. In 2023 zijn we zeker niet van plan om stil te gaan zitten. Sterker nog, het tempo waarin we door ontwikkelen neemt naar verwachting alleen maar toe! Voor de DataFactory is de grootste stap het aansluiten op de cloud omgevingen. Dit zal naar verwachting voor de zomer gereed zijn. Voor de FileFactory gaan we veel tijd en energie steken in de integratie van de AI engine zodat de FileFactory nog slimmer wordt. Daarnaast gaan we uiteraard integraties met nieuwe DMS-en toevoegen en ook hier staat de aansluiting op een cloud omgeving (zoals Sharepoint) hoog op de agenda.

Nu steeds meer gegevens digitaal beschikbaar zijn, zal het aantal datalekken de komende jaren alleen maar toenemen. Wij verwachten dat we door vol in te zetten op het door ontwikkelen van de DataFactory en de FileFactory een bijdrage kunnen leveren aan het verkleinen van de impact!

Zullen we met elkaar 2023 nog anoniemer maken?

Neem gerust contact met ons op om eens te sparren wat we in 2023 voor elkaar kunnen betekenen.
We zijn bereikbaar via info@entrd.nl of Eric Hoefman 06-52068066