Eindelijk echt grip op alle documenten en dossiers?
80% van alle gegevens staat in documenten en dossiers. Alle reden om te zorgen dat je hier grip op hebt en houdt.
Dus hoe zorg je bijvoorbeeld dat de documenten geen gegevens bevatten die je niet wilt hebben?
Of hoe zorg je dat documenten makkelijk doorzoekbaar zijn?
En hoe zorg je dat de classificatie van een document klopt?
Voor al deze vragen biedt EntrD de FileFactory. Dé oplossing om snel en eenvoudig informatie in documenten en dossiers te vinden en te maskeren of te verwijderen.
Maar de FileFactory kan ook gebruikt worden om PDF-jes doorzoekbaar te maken of om automatisch documenten te classificeren op basis van de inhoud.
Of zoals een klant het zegt: “met de FileFactory zijn wij eindelijk in staat echt grip te krijgen op onze documenten & dossiers”.
FileFactory bespaart je tijd én geld
Herken je dit?
In je organisatie ben je veel geld en tijd kwijt aan onder andere:
– Documenten blurren?
– PDF-jes opschonen?
– Gegevens vinden in het digitale archief?
– Documenten classificeren?
Met de FileFactory laten we zien dat het ook anders kan!
De FileFactory is een SaaS oplossing om in documenten en dossiers gegevens op te sporen.
Deze gegevens kunnen verwijderd worden, maar de FileFactory kan ze ook opleveren in een rapport zodat je eindelijk weet waar die gegevens staan.
Onze klanten gebruiken de FileFactor onder andere voor:
– Turn key opschonen van een digitaal archief.
– Snel en eenvoudig ‘weglakken’ van ongewenste gegevens voor een WOO verzoek.
– Automatisch opschonen van nieuwe en gewijzigde documenten.
– Classificeren van documenten op basis van de inhoud.
– Documenten eenvoudig doorzoekbaar maken
Benieuwd hoe de FileFactory jou helpt om tijd en geld te besparen?
Bespaar tijd & geld
Met de FileFactory bespaar je tijd en geld aangezien je documenten niet meer handmatig hoeft te ‘blurren’. Hiermee voorkom je fouten die tot datalekken, boetes en reputatieschade leiden. De FileFactory is een stand alone applicatie die zonder verdere training gebruikt kan worden. Of zoals een woningcorporatie het zegt “What You See is What You Get”.
Hoe in te zetten?
U kunt de FileFactory zowel structureel als in projectvorm inzetten. Een voorbeeld van een mogelijk project zou het opschonen van een archief kunnen zijn waarbij bijvoorbeeld de BSN nummers verwijderd worden. Projecten voeren wij desgewenst zelfs volledig turn-key uit zodat u helemaal ontzorgd wordt!
Huidige toepassingsmogelijkheden
Digitale Maskeerstift
Hiermee kunt in documenten en dossiers, gegevens automatisch en handmatig selecteren en onomkeerbaar verwijderen.
Digitale poortwachter
De digitale poortwachter is een virtuele ‘robot’ die structureel gebruikt kan worden om alle binnenkomende documenten en dossiers automatisch te beoordelen. Ongewenste gegevens worden verwijderd zodat ze de organisatie niet binnen komen.
Datawasserette
Met de FileFactory bieden we een geautomatiseerde oplossing om ongewenste gegevens uit een DMS te halen.
Dus heeft u ‘vuile’ documenten en dossiers?
Breng ze naar de DataWasserette.
Documenten doorzoekbaar maken
Met één druk op de knop is het mogelijk om ingescande documenten die nu niet doorzoekbaar zijn, doorzoekbaar te maken.
Toekomstige toepassingsmogelijkheden
DQ Bot
De DQ bot analyseert automatisch alle documenten en bepaalt op basis van de inhoud van het document om wat voor type document het gaat.
Ontdubbelaar
De ontdubbelaar beoordeelt alle documenten in scope en stelt vast of er documenten zijn die overeenkomen. Dit kan zowel eenmalig gedaan worden, maar dit kan ook structureel ingezet worden.
Inzicht in datakwaliteit
Het is mogelijk om een rapport te genereren waarin aangegeven wordt welke gegevens waar gevonden worden. Hiermee krijg je als klant snel en eenvoudig inzicht welke gegevens waar staan zodat je kunt controleren of gegevens beschikbaar zijn en op de juiste manier geclassificeerd zijn.
Digitale butler
De digitale butler in FileFactory zoekt automatisch de gegevens op die jij nodig hebt, alles wat jij hoeft te doen is aan te geven waar je naar op zoek bent. De digitale butler doet de rest!
Documenten classificeren
FileFactory kan ook ingezet worden om documenten te classificeren zodat u direct inzicht krijgt in wat voor type document het is.
Privacy Heat Map
De Privacy Heat Map (PHM) laat in 1 oogopslag zien waar op de netwerkschijf documenten staan die gegevens bevatten die je als organisatie niet wilde hebben. Dit stelt je in staat om het gesprek aan te gaan intern en de processen waar nodig aan te passen.
FAQ FileFactory
De FileFactory ondersteunt alle gangbare bestandsformaten voor documenten, afbeeldingen, e-mails, pdf, platte tekst, spreadsheets en webpagina’s.
Ja, documenten die in een database staan kunnen uitgelezen en gemaskeerd worden. Dit kunnen documenten zijn die op een fileshare staan, maar bijvoorbeeld ook documenten die als bijlage bij een e-mail horen.
Ja, de FileFactory kan vanuit elke applicatie aangeroepen worden. Er zijn al meerdere integraties beschikbaar waarbij vanuit een DMS documenten automatisch aan de FileFactory aangeboden worden.
De gegevens worden standaard vervangen door een zwarte balk. De originele gegevens worden volledig vervangen en zijn dus ook niet terug te halen.
Ja, het is mogelijk om de FileFactory zo in te richten dat hij bij bijvoorbeeld documenten die afkomstig zijn van locatie A een BSN nummer wel vervangt maar in een document dat vanuit locatie B wordt aangeboden, niet.
Nee, de FileFactory is zo opgebouwd dat ook grote volumes (miljoenen documenten), zonder problemen verwerkt kunnen worden. Dit hebben wij in de praktijk al vaak gedaan.
Het detecteren van tekst gebeurt m.b.v. OCR. Dit werkt ook bij afwijkende fonts, bold en italic.
De FileFactory draait binnen uw applicatielandschap of binnen uw cloud omgeving. Het is ook mogelijk om de FileFactory als SaaS oplossing in te zetten.
Ja, vanuit gebruikers krijgen wij terug dat de GUI als intuitief ervaren wordt. Bovendien kent de Filefactory de mogelijkheid om zonder gebruikersinteractie automatsich documenten te verwerken.
Ja, veel organisaties gebruiken de FileFactory om geautomatiseerd grote hoeveelheden documenten op te schonen zodat ze AVG compliant zijn. Indien gewenst kunnen wij tevens ondersteuning verzorgen voor de validatie van de geschoonde bestanden. Hiervoor werken wij samen met Grover Bedrijfsadvies, zij zetten mensen in met een Autistisch Spectrum Stoornis. Dit dient 2 doelen, deze groep ervaart vaak een afstand tot de arbeidsmarkt, dit nemen we zo weg. Bovendien zijn zij uitstekend in staat om dit type werkzaamheden uit te voeren waardoor hun ‘beperking’ in deze situatie juist een voordeel biedt!
Ja, het is mogelijk als gebruiker termen die in uw context als gevoelig beschouwd worden, toe te voegen zodat de FileFactory deze termen vanaf dat moment ook zal maskeren.
- De FileFactory kent een licentiestructuur waarbij u per gebruiker een vast maandelijks bedrag betaalt. Daarnaast betaalt u een bedrag per verwerkt document.
- Voor de eenmalige inzet hanteren we een vast bedrag wat afhangt van het aantal documenten.
Ja, in samenwerking met PinkRoccade Local Government is er een speciale versie van de FileFactory ontwikkeld die specifiek gericht is op gebruik door de (lokale) overheid.
Ja, de FileFactory kent de mogelijkheid om grondslagen te koppelen aan een verwijderd gegeven.
Ja, de FileFactory wordt ondertussen breed gebruikt binnen de woningcorporatie sector en ook binnen de (lokale) overheid zijn er op verzoek meerdere referenties beschikbaar.