Documenten & dossiers maskeren

Met de FileFactory bespaar je tijd en geld

80% van alle informatie binnen een organisatie zit niet in een database maar in documenten en dossiers. Juist uit deze gegevens valt veel waarde te halen, maar hoe doe je dat veilig en compliant?

De Filefactory van EntrD

EntrD heeft daarom de FileFactory ontwikkeld. Een snelle en eenvoudig te gebruiken oplossing om de gevoelige informatie in documenten en dossiers te maskeren. De FileFactory is in staat geheel automatisch te herkennen welke gegevens (privacy)gevoelig zijn en maakt ze onleesbaar zodat de documenten veilig gebruikt kunnen worden.

De gemaskeerde documenten zijn daarna bruikbaar voor allerlei toepassingen. Denk aan het delen van gevoelige (medische) dossiers met externe partijen, als gemeente voldoen aan een WOB verzoek of als woningcorporatie BSN nummers verwijderen van ingescande paspoorten en ID-bewijzen.

Of zoals een klant het zegt: “de FileFactory biedt ons een oplossing voor een al lang slepend vraagstuk rond de omgang met privacygevoelige informatie in documenten & dossiers”.

FAQ FileFactory

FAQ FileFactory

De FileFactory ondersteunt de volgende bestandstypen: TIFF, JPG, PNG, PDF, DOC(X) en TXT.

Ja, documenten die in een database staan kunnen uitgelezen en gemaskeerd worden.

We zijn bezig dit mogelijk te maken, in overleg kunnen we dit ook voor een voor u relevante applicatie mogelijk maken.

De gegevens worden standaard vervangen door sterretjes of door een zwarte balk. De originele gegevens worden volledig vervangen en zijn dus ook niet terug te halen.

In bepaalde situaties is dit zeker mogelijk. Hierbij kunt u denken aan de naam van een persoon die niet door sterretjes vervangen moet worden maar bijvoorbeeld door ‘naam eiser’. Of dit ook in uw situatie mogelijk is, bespreken we graag met u.

Ja, het is mogelijk om de FileFactory zo in te richten dat hij bij bijvoorbeeld paspoorten een BSN nummer wel vervangt maar in een ander type document niet.

Het detecteren van tekst gebeurt m.b.v. OCR. Dit werkt ook bij afwijkende fonts, bold en italic. De kwaliteit van de ingescande documenten moet uiteraard wel goed genoeg zijn om OCR mogelijk te maken.

De FileFactory draait binnen uw applicatielandschap. Indien gewenst kunnen wij de FileFactory ook leveren inclusief hosting in een dedicated datacenter. In dat geval wordt er een beveiligde verbinding aangelegd tussen uw landschap en het datacenter.

Ja, de beta versie hebben wij laten testen door key-users en hun feedback was onder andere ‘What You see is what you get”. Er is geen uitgebreide training noodzakelijk. Indien gewenst kunnen wij een korte cursus verzorgen voor de gebruikers.

De huidige versie van de FileFactory ondersteunt het als batch uploaden van bestanden. In een volgende versie wordt het ook mogelijk om bestanden geautomatiseerd te laten verwerken.

Ja, het is mogelijk als gebruiker termen die in uw context als gevoelig beschouwd worden, toe te voegen zodat de FileFactory deze termen vanaf dat moment ook zal maskeren.

Ja, we bieden de mogelijkheid om de FileFactory in te zetten voor bijvoorbeeld het opschonen van een archief. Indien gewenst kunnen wij dit als turn-key project opleveren.

De FileFactory kent een licentiestructuur waarbij u per gebruiker een maandelijkse fee betaalt. Voor de 1e 10 gebruikers is dit een vast bedrag ongeacht het aantal gebruikers, vanaf de 11e gebruiker betaalt u een extra bedrag per gebruiker. Heeft u meer dan 100 gebruikers, dan maken wij maatwerk afspraken met u.

Bespaar tijd & geld

Met de FileFactory bespaar je tijd en geld aangezien je documenten niet meer handmatig hoeft te ‘blurren’. Hiermee voorkom je fouten die tot datalekken, boetes en reputatieschade leiden. De FileFactory is een stand alone applicatie die zonder verdere training gebruikt kan worden. Of zoals een woningcorporatie het zegt “What You See is What You Get”.

Hoe in te zetten?

U kunt de FileFactory zowel structureel als in projectvorm inzetten. Een voorbeeld van een mogelijk project zou het opschonen van een archief kunnen zijn waarbij bijvoorbeeld de BSN nummers verwijderd worden. Projecten voeren wij desgewenst zelfs volledig turn-key uit zodat u helemaal ontzorgd wordt!

Voorbeelden van toepassingsmogelijkheden

– Uitgaande documenten maskeren zodat gevoelige gegevens binnen de organisatie blijven.
– Binnenkomende post gemaskeerd opslaan zodat u bij een datalek geen risico loopt.
– Voldoen aan WOB verzoeken zonder dat de privacy van de betrokken partijen in het gedrang komt.
– Medische dossiers delen voor onderzoeksdoeleinden.
– Data lake vormen met meerdere partijen.
– Opschonen van een archief waarbij gevoelige gegevens geautomatiseerd verwijderd worden.