Data heeft alleen waarde als je goed nadenkt wat je ermee wilt bereiken

Data heeft alleen waarde als je goed nadenkt wat je ermee wilt bereiken

Data zijn het nieuwe goud. Maar volgens wet- en regelgeving mag je die privacygevoelige ‘valuta’ niet altijd oneindig lang bewaren en sommige zelfs helemaal niet. Hoe maak je als organisatie de balans tussen data die niet en data die wél nodig zijn voor een goede, efficiënte bedrijfsvoering? CorporatieGids.nl sprak erover met Eric Hoefman, oprichter van EntrD.

Het is voor woningcorporaties essentieel om gegevens te hebben die veilig én compliant gebruikt kunnen worden, begint Eric het gesprek. “Dit zorgt er bijvoorbeeld voor dat ze met representatieve gegevens kunnen testen of in het DMS geen ongewenste gegevens meer hebben staan. Veel corporaties hebben hier de eerste stappen ondertussen in gezet, maar vaak zie je dat door tijdsgebrek of koudwatervrees er veel blijft liggen. Het is in veel gevallen dan nog lang niet klaar.”

Automatisch opschonen
Eric ziet dit in de praktijk vaak terug: “Het opschonen van het DMS was voor veel corporaties al langere tijd een grote wens, maar tot ongeveer twee jaar geleden kon dat alleen handmatig. De eerste corporatie die wij op dit gebied ondersteunden, had eerder al eens berekend dat het opschonen van een half miljoen documenten ongeveer anderhalf jaar werk was. Die capaciteit was er uiteraard niet, dus het project was blijven liggen. Maar de noodzaak was er onverkort. Door alle documenten geautomatiseerd te scannen op de aanwezigheid van ongewenste gegevens, waarna alleen díe gegevens uit het document gehaald werden, konden we het in twee maanden oplossen.”

Nieuwe goud
Data wordt vaak aangeduid als ‘het nieuwe goud’, maar heeft volgens Eric alleen waarde als je weet wat je ermee wilt gaan doen: “Zo heeft bijvoorbeeld een DMS gevuld met miljoenen documenten op zich weinig directe waarde. Maar als je die documenten kunt gebruiken om te zorgen dat je vroegtijdig signalen herkent en zo huurachterstanden voorkomt, kun je proactief toekomstige problemen voorkomen. Je zult dus moeten bedenken wat je als corporatie wilt gaan doen, iets wat anders is dan in het verleden.”

“Een bijkomend probleem is dat er veel verwacht wordt van corporaties, wat leidt tot veel druk op de projectenkalender. Met andere woorden; er ligt meer werk dat wat een corporatie aankan. Dit betekent dat er keuzes gemaakt moeten worden en dat sommige projecten worden uitgesteld. Slim gebruikmaken van de ervaringen van andere corporaties kan dan enorm helpen.”

Alles vastleggen
Op de vraag hoe het kan dat woningcorporaties soms niet weten welke data ze willen bewaren en gebruiken, vertelt Eric: “In het verleden was het uitgangspunt vaak dat je het beste alles kon vastleggen en bewaren, zodat je later altijd nog kon bedenken wat je ermee zou willen doen. Door de AVG mag dat niet meer. Het uitgangspunt is dataminimalisatie, waardoor je bijvoorbeeld een BSN alleen mag vastleggen als het écht nodig is. Dit betekent voor corporaties dat zij actief moeten gaan nadenken over wat zij willen met de data die zij verzameld hebben en nog gaan verzamelen. Omdat dit volledig anders is dan voorheen, kost het corporaties tijd en moeite aan deze nieuwe gedachtegang te wennen. Dit is overigens niet anders dan in andere sectoren; overal zie je dat organisaties worstelen met de vraag wat zij willen doen en welke data ze daarvoor nodig hebben.”

Per corporatie verschillend
Het lastige is dat hetgeen wat waarde heeft kan verschillen per corporatie. “Dat hangt af van bijvoorbeeld je eigen ambitieniveau en doelstellingen,” legt Eric uit. “Als jij bijvoorbeeld onderhoud wilt voorspellen, dan heb je data nodig die je helpt om trends qua onderhoudsvraag te ontdekken. Speel deze behoefte nog niet, dan heb je bepaalde gegevens misschien niet nodig en kun je ze ‘weggooien’ zonder dat je daar last van hebt. De balans is dus niet voor iedereen hetzelfde. Door vooraf echter goed na te denken over wat je in de toekomst wilt kunnen doen, kun je gericht een keuze maken welke data weg kan, welke data opgeschoond moet worden en welke data in zijn originele vorm bewaard moet worden.”

Ervaringen delen
“Wij zijn als EntrD ondertussen al ruim zeven jaar actief op het gebied van data. Dit betekent dat wij veel voorbeelden hebben gezien van hoe andere organisaties hiermee omgaan. Wij helpen corporaties graag door deze ervaringen te delen. zo zien we bijvoorbeeld dat praktisch alle corporaties die hun DMS gaan opschonen, alleen de BSN en ID-kopieën weghalen. Overige gegevens worden bewaard omdat ze waarde hebben.”

Schat aan data
“Woningcorporaties beschikken over een enorme schat aan data,” sluit Eric het gesprek af. “Door goed na te denken over hoe je dit kunt en wilt gaan inzetten, kun je betere service bieden aan huurders, kosten besparen en problemen voorkomen. Dat is iets wat iedere corporatie uiteindelijk voor ogen heeft.”

Bron: CorporatieMedia