Huurdergegevens beschermen zonder het werk stil te leggen
Ymere, Mooiland en Dunavie doen het al. Meer dan dertig andere woningcorporaties ook. EntrD helpt corporaties om huurdergegevens te beschermen in testomgevingen en in documentarchieven, zodat u met droge ogen tegen huurders kunt zeggen: “jouw gegevens zijn bij ons in goede handen.”
Vertrouwd door toonaangevende woningcorporaties
Waar woningcorporaties tegenaan lopen
Woningcorporaties beheren grote volumes huurdergegevens: in ERP-systemen zoals Tobias AX en Dynamics Empire, in documentmanagementsystemen, in e-mailarchief en in gedeelde fileshares. Die gegevens staan op meer plekken dan de meeste ICT-afdelingen weten, en worden voor meer doeleinden gebruikt dan de AVG toestaat.
- Testen met echte huurdergegevens. Bij elke nieuwe softwarerelease of migratie wordt een testomgeving aangemaakt op basis van een productiekopie. Die kopie bevat echte namen, BSN-nummers en andere persoonsgegevens van huurders. Dat is een AVG-overtreding, ook als de testomgeving intern is.
- Historische documenten met ongewenste gegevens. In het DMS en op fileshares staan miljoenen documenten die zijn aangemaakt vóór de AVG van kracht werd. Huurcontracten, correspondentie en ID-kopieën bevatten BSN-nummers en andere gegevens die niet meer mogen worden bewaard.
- ID-kopieën van huurders. Bij het aangaan van een huurcontract ontvangen corporaties kopieën van identiteitsbewijzen. De AVG verplicht om BSN-nummers en de MRZ direct te verwijderen. Handmatig is dat onhaalbaar bij grote volumes.
- Woo-verzoeken anonimiseren. Woningcorporaties ontvangen steeds vaker verzoeken in het kader van de Wet open overheid. Documenten die openbaar worden gemaakt, moeten worden ontdaan van persoonsgegevens voordat ze worden gedeeld.
- Data delen met externe leveranciers. Leveranciers en implementatiepartners krijgen toegang tot testomgevingen of ontvangen data-exports met echte huurdergegevens. Zonder pseudonimisering is dat een direct compliance-risico.
Twee oplossingen, volledige dekking
Pseudonimiseert automatisch de huurderdata in uw testomgeving. Tobias AX, Dynamics Empire en NCCW worden direct ondersteund. Binnen 2 tot 4 weken operationeel.
- Plug en play voor Tobias, Dynamics Empire, NCCW
- Partnerintegratie met Aareon en Cegeka
- Data verlaat nooit uw omgeving
- Aantoonbaar AVG- en NIS2-compliant
Spoort automatisch gevoelige gegevens op in documenten en dossiers en verwijdert ze. Eenmalig voor het historische archief, doorlopend voor nieuwe instroom.
- Herkent BSN, ID-kopieën, IBAN en handtekeningen
- Werkt met SharePoint, DMS en fileshares
- Ingebouwde OCR voor historische scans
- Al 100 miljoen documenten verwerkt
Wat corporaties zeggen
“Bij het opschonen van je gegevens is het belangrijk dat je kiest voor een systeem dat perfect of bijna perfect de data kan opsporen. Bij Mooiland beschikken wij over drie miljoen records. Als je daarbij 99 procent afvangt, heb je alsnog te maken met duizenden bestanden die niet aan regelgeving voldoen. Zorgen voor een systeem dat in 99,99 procent van de gevallen de juiste aanpassingen toebrengt, is essentieel.”
Ronald Schweigl, teammanager I&A, Woningcorporatie Mooiland
In totaal zijn er 400.000 documenten verwerkt bij Dunavie, waarbij in 15.000 documenten ongewenste gegevens aanwezig waren die volledig geautomatiseerd zijn gemaskeerd via FileFactory.
Dunavie, woningcorporatie verantwoordelijk voor ruim 8.000 woningen in de gemeente Katwijk
Ymere gebruikt DataFactory om huurdergegevens uit Tobias AX te maskeren, zodat ze veilig in de verschillende testomgevingen gebruikt kunnen worden. Daarnaast schoont EntrD met FileFactory alle documenten en dossiers op zodat er geen ongewenste gegevens zoals BSN-nummers in voorkomen.
Ymere, een van de grootste woningcorporaties van Nederland
Concrete use cases voor woningcorporaties
Testomgeving opschonen bij een nieuwe ERP-release
Tobias AX, Dynamics Empire en NCCW brengen doorgaans twee significante releases per jaar uit. Bij elke release maken ICT-afdelingen een testomgeving op basis van een productiekopie. Die kopie bevat huurdergegevens die niet in de testomgeving thuishoren. DataFactory pseudonimiseert de testomgeving automatisch vóórdat de release wordt getest, zodat de ICT-afdeling en eventuele externe leveranciers gewoon kunnen doorwerken.
Historisch DMS-archief opschonen
Veel corporaties hebben een DMS met miljoenen documenten die zijn aangemaakt vóór de AVG. Huurcontracten, correspondentie en ingescande formulieren bevatten BSN-nummers en andere gegevens die niet meer mogen worden bewaard. FileFactory schoont het volledige historische archief eenmalig op in een turn-key project, waarna alle nieuwe documenten doorlopend automatisch worden verwerkt.
ID-kopieën van huurders verwerken
Bij het aangaan van een huurcontract ontvangen corporaties kopieën van identiteitsbewijzen. De AVG verplicht om BSN-nummers en de MRZ direct te verwijderen. FileFactory detecteert ID-kopieën automatisch op basis van documentinhoud, verwijdert de gevoelige velden en plaatst het opgeschoonde document terug in het DMS. Geen handmatig werk, geen fouten.
Woo-verzoeken anonimiseren voor publicatie
Woningcorporaties ontvangen verzoeken in het kader van de Wet open overheid waarbij documenten openbaar moeten worden gemaakt. Voordat documenten worden gepubliceerd, moeten persoonsgegevens worden verwijderd. FileFactory automatiseert dit proces volledig: van detectie tot publicatieklaar document, waardoor de doorlooptijd van Woo-verzoeken aanzienlijk wordt verkort.
Data veilig delen met externe leveranciers
Implementatiepartners en externe ontwikkelaars hebben toegang nodig tot data voor testen en analyses. Met DataFactory levert u een volledig gepseudonimiseerde dataset aan, zodat externe partijen kunnen werken zonder dat ze toegang hebben tot echte huurdergegevens. Alle databaserelaties en applicatiefunctionaliteit blijven intact.
Compliance voor woningcorporaties: AVG, NIS2 en Aedes
Woningcorporaties vallen onder de AVG en zijn daarmee verplicht om persoonsgegevens van huurders te beschermen. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft actief in de corporatiesector en heeft meerdere organisaties gewaarschuwd voor het gebruik van productiedata in testomgevingen en het onterecht bewaren van BSN-nummers in documentarchieven.
Grotere corporaties vallen daarnaast onder NIS2, die verplicht om beveiligingsrisico’s in de gehele ICT-keten aantoonbaar te beheersen. De ingebouwde logging van DataFactory en FileFactory maakt naleving aantoonbaar richting toezichthouders en auditors. EntrD is al jaren partner van Aareon, de grootste ERP-leverancier voor woningcorporaties in Nederland.
Veelgestelde vragen van woningcorporaties
Mogen woningcorporaties testomgevingen vullen met echte huurdergegevens? +
Nee, tenzij er aantoonbaar geen alternatief bestaat en de testomgeving minimaal even goed is beveiligd als de productieomgeving. In de praktijk is dat vrijwel nooit het geval. DataFactory biedt het alternatief: een gepseudonimiseerde testomgeving die functioneel identiek is aan productie, zonder enig privacyrisico.
Werkt DataFactory met Tobias AX, Dynamics Empire en NCCW? +
Ja. DataFactory heeft plug-en-play-integraties voor Tobias AX, Tobias 365, Dynamics Empire, NCCW en Wocas. Via de partnerrelatie met Aareon is DataFactory bovendien direct beschikbaar voor alle Aareon-klanten. Implementatie duurt doorgaans 2 tot 4 weken.
Wat moet er verwijderd worden uit huurdersdossiers voor de AVG? +
De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft voor dat gegevens waarvoor geen wettelijke grondslag bestaat niet mogen worden bewaard. In de praktijk betekent dit voor woningcorporaties dat BSN-nummers, de MRZ op ID-kopieën, paspoortnummers en handtekeningen moeten worden verwijderd uit alle documenten waar ze niet langer nodig zijn. FileFactory detecteert en verwijdert deze gegevens automatisch, ook in miljoenen historische documenten.
Hoe lang duurt een archief-opschoning met FileFactory? +
Dit is afhankelijk van het volume en de complexiteit van het archief. Bij Dunavie zijn 400.000 documenten verwerkt in één opschoningsproject, waarbij in 15.000 documenten ongewenste gegevens zijn gemaskeerd. De implementatie zelf duurt 2 tot 4 weken, waarna de opschoning direct kan starten. Doorlopend schoonhouden van nieuwe documenten wordt parallel ingericht.
Kan FileFactory ook nieuwe documenten automatisch verwerken? +
Ja. FileFactory werkt in twee modi: eenmalig voor het opschonen van het historische archief, en doorlopend voor het automatisch verwerken van alle nieuwe en gewijzigde documenten. Zodra een nieuw document binnenkomt in het DMS of de fileshare, wordt het automatisch verwerkt en teruggeplaatst. Mooiland gebruikt beide modi: het archief is opgeschoond en nieuwe documenten worden doorlopend automatisch verwerkt.
Wat kost een datalek voor een woningcorporatie? +
De kosten van een datalek bestaan uit meerdere componenten: de directe kosten van onderzoek en herstel, mogelijke boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens tot 20 miljoen euro of 4% van de jaaromzet, en reputatieschade bij huurders. Gebruik de datalek-risicocalculator van EntrD om een inschatting te maken van het risico voor uw organisatie.
Klaar om huurdergegevens structureel te beschermen?
Plan een demo van 30 minuten en zie hoe DataFactory en FileFactory werken in uw specifieke omgeving. Geen verplichtingen, geen verkooppraatje. Wel een concrete demonstratie afgestemd op uw systemen en use cases.
Gerelateerde pagina’s
- DataFactory: databases pseudonimiseren voor veilig testen
- FileFactory: documenten anonimiseren zonder handwerk
- Testomgeving pseudonimiseren: veilig testen zonder echte persoonsgegevens
- Paspoortgegevens anonimiseren in uw documentarchief
- Datalek-risicocalculator voor woningcorporaties
- DataFactory4AFAS: testomgeving pseudonimiseren in AFAS Profit